Instrukcja

Opis funkcjonalny - Instrukcja użytkowania

Platformy Zakupowej IPZ

Kompania Biurowa

REJESTRACJA

Dostęp do Platformy IPZ uruchamiany jest dla Klienta przez pracownika Korporacji Kompania Biurowa. Klient dostarcza do Działu Obsługi Klienta regionalnego oddziału Kompanii Biurowej niezbędne dane teleadresowe zgodnie z formularzem na stronie www.kompaniabiurowa.pl w zakładce Zarejestruj  się (na skrzynkę mailową info@kompaniabiurowa.pl lub faksem). Na adres e-mail podany przez Klienta w formularzu, przesłane zostają Login  i  Hasło, umożliwiające zalogowanie się na Platformie.

LOGOWANIE

Klient loguje się na Platformie IPZ ze strony www.kompaniabiurowa.pl:

• w górnym prawym rogu znajduje się okienko logowania, gdzie należy wpisać nazwę użytkownika (login) oraz hasło, otrzymane od administratora Platformy,

• hasło należy po pierwszym zalogowaniu samodzielnie zmienić w „Zmień swoje hasło”.

PROFIL UŻYTKOWNIKA – „MOJEKONTO”

Subkonto  podstawowe ma możliwość:

• edycji i zmiany swoich danych personalnych i teleadresowych,

• zmiany swojego hasła,

• składania zamówień,

• wyświetlania historii (statystyki) własnych zamówień,

• tworzenia własnego mini katalogu produktów ulubionych.
  
  

Konto  Główne oraz Zarządzające mogą ponadto:

• wyświetlać historię zamówień podległych subkont,

• autoryzować zamówienia podległych subkont, jeżeli opcja taka została przypisana.

Konto  główne ma możliwość zarządzania użytkownikami.

Po wejściu na podstronę „Konta  pracownicze” otwiera się lista kont zależnych (subkont). Konto Główne może edytować i zmieniać parametry subkont, jak również:

• zablokować (deaktywować) istniejące subkonta,

• dodawać nowe subkonta zarządzające lub podstawowe,

• zmieniać danemu użytkownikowi konto z podstawowego na zarządzające z możliwością autoryzacji zamówień lub bez,

• dla subkonta podstawowego przydzielać konto zarządzające lub je zmieniać,

• przyznawać budżety (limity) miesięczne lub dotyczące całego kontraktu,

• generować statystyki podległych subkont.
  
  

TWORZENIE ZAMÓWIEŃ – DODAWANIE PRODUKTÓW DO KOSZYKA

Zamówienia można tworzyć z:

• pełnej  oferty  produktów dostępnych na Platformie, wybierając towar z Oferty Katalogowej, Listy Producentów lub za pomocą Wyszukiwarki „Szukaj  produktu”,

• produktów  kontraktowych – jest to wybrany asortyment w specjalnych cenach kontraktowych, obejmujący również produkty pozakatalogowe.
  Jeżeli dla danego Klienta została stworzona oferta kontraktowa (Produkty  Kontraktowe), to w pełnej ofercie katalogowej produkty z tej oferty posiadają cenę zgodną z ceną z oferty kontraktowej.

Znalezienie określonego produktu ułatwia wyszukiwarka, w której należy wpisać indeks lub nazwę produktu ewentualnie ich część, oznaczenie producenta lub nazwę producenta.

Produkty kontraktowe posiadają własną wyszukiwarkę, która ułatwia znalezienie produktu z oferty kontraktowej. Działa ona identycznie, jak wyszukiwarka główna.

Zamówienia tworzy się wpisując zamawianą ilość danego produktu w okienku Ilość obok jego ceny oraz klikając „Do  koszyka”. Można wpisać zamawiane ilości obok wszystkich wybranych produktów na danej stronie i dodać je wszystkie do koszyka, klikając na  „Dodaj  wypełnione  do  koszyka”.

Po zakończeniu procesu dodawania produktów do koszyka należy przejść do podstrony z koszykiem klikając „Zobacz koszyk” (prawy górny róg). Przed wysłaniem zamówienia można jeszcze usunąć dany produkt z koszyka lub zmienić jego ilość. Można również wrócić do zakupów klikając zakładkę „Kontynuuj zakupy”.

W celu wysłania zamówienia Klient posiadający ustalone ze Sprzedającym warunki zakupu przechodzi „Do kasy”, nie zmienia formy dostawy, klikając „Dalej”; podobnie nie zmienia sposobu płatności również przechodząc „Dalej”. W kolejnym oknie może dopisać adres dostawy, jeżeli ma być inny, niż w danych swojego konta oraz wpisać uwagi dotyczące dostawy w Informacjach dotyczących zamówienia.
Ponownie klikając na „Dalej” Klient przechodzi do ostatniego okna, gdzie klikając na „Wyślij zamówienie” powoduje wysłanie zamówienia do realizacji lub do akceptacji przez Subkonto zarządzające.

Zamówienia mogą być również tworzone przy wykorzystaniu zakładki „Ulubione”.
Jest to własny mini katalog użytkownika, utworzony przez niego poprzez zaznaczenie "gwiazdki" przy danym produkcie z pełnej oferty katalogowej lub spośród produktów kontraktowych. Procedura wypełniania koszyka i wysyłania zamówienia jest identyczna, jak przy zamawianiu z pełnej ofert handlowej.

MENU ZAMÓWIENIA

Po kliknięciu w zakładkę „Zamówienia” otwiera się lista dotychczasowych zamówień użytkownika z informacjami dotyczącymi: daty zamówienia, jego wartości oraz aktualnego statusu (przesłane do autoryzacji przez konto zarządzające, przyjęte do realizacji lub zrealizowane).

Po kliknięciu na „Szczegóły” otwiera się wgląd w zamówienie (asortyment, ilości, ceny).
Dużym ułatwieniem dla użytkownika jest możliwość tworzenia zamówień poprzez opcję „Złóż podobne zamówienie”. Wszystkie produkty z takiego zamówienia, zrealizowanego już wcześniej, po wybraniu tej opcji zostaną jednym kliknięciem wczytane do koszyka.

Wystarczy tylko w koszyku poprawić ilości na aktualnie zamawiane, usunąć te produkty, których nie chcemy obecnie zamówić i dodać produkty nowe oraz przejść procedurę wysyłania zamówienia.

Wylogowanie użytkownika z systemu przed wysłaniem zamówienia nie powoduje opróżnienia koszyka. Przy powtórnym zalogowaniu system informuje, że w koszyku pozostały jeszcze towary z poprzednich zakupów.

ZARZĄDZANIE UŻYTKOWNIKAMI

Konto Główne ma możliwość zakładania nowych subkont dla podległych użytkowników.
Nadając odpowiednie uprawnienia użytkownikom Konto Główne może stworzyć w swoim kontrakcie strukturę hierarchiczną kont, wyznaczając konta zarządzające i odpowiednio im podległe subkonta podstawowe. Ustala, czy zamówienia danego użytkownika mają być autoryzowane i przez kogo.

W razie konieczności subkonta podstawowe mogą być zmieniane na zarządzające. Zmieniać można również osobę autoryzującą zamówienia danego subkonta podstawowego.

AUTORYZACJA ZAMÓWIEŃ

Zamówienia tworzone przez danego użytkownika podlegają autoryzacji (akceptacji) przez nadrzędne konto zarządzające lub/i konto główne, jeżeli taki warunek został wprowadzony przez Konto Główne.

W przypadku 3-stopniowej struktury użytkowników:

subkonto podstawowe ==> konto zarządzające ==> konto główne
zamówienia subkonta podlegać będą autoryzacji przez Konto Główne, jeżeli ma ono, podobnie jak konto zarządzające, zaznaczoną autoryzację w swoim profilu. Jeżeli autoryzacja zaznaczona jest jedynie w profilu konta zarządzającego dla danego subkonta, to zamówienie po autoryzacji wysyłane jest bezpośrednio do realizatora.

Konto zarządzające otrzymuje na swoją skrzynkę mailową informację o złożonym zamówieniu, wymagającym jego autoryzacji. Może je zaakceptować i wtedy zamówienie trafia do realizacji, lub odrzucić – wtedy subkonto musi przesłać kolejne, poprawione zamówienie.

Autoryzacja zamówień odbywa się po zalogowaniu do systemu lub bez logowania. W wiadomości otrzymanej drogą mailową znajduje się ikona Akceptacji. Kliknięcie na nią powoduje automatyczne zaakceptowanie zamówienia.

STATYSTYKI  I  RAPORTY

Konto Główne może wykonywać zestawienia (statystyki), obrazujące zakupy własne lub podległych kont w danym okresie czasu, w wersji podstawowej lub rozbudowanej (Zestawienia złożone).

Wygenerowane statystyki można jednym kliknięciem przenieść do programu Excel (Export do Excel), co znacznie ułatwia przygotowywanie raportów czy pracę nad budżetowaniem podległych pracowników.

Można również od razu wydrukować przez wybranie Wersji do druku.

Rodzaje statystyk:

Według użytkowników

Statystyka umożliwia wygenerowanie listy zamówień, które zostały wysłane przez Platformę w wybranym okresie czasu przez wszystkich podległych użytkowników. Za pomocą kalendarza należ zdefiniować termin startu i końca generowanej statystyki. Może być tworzona wg: daty tworzenia zamówień, sumy netto zamówień.

Według zamówień

Statystyka umożliwia wygenerowanie listy wszystkich zamówień, które zostały wysłane przy pomocy Platformy IPZ w wybranym okresie czasu. Wyświetlana jest lista zamówień aktywnych (zamawiających) użytkowników w zadanym czasie.
Należy zdefiniować termin startu i końca generowanej statystyki. Statystyka generowana jest dla całego kontraktu z podziałem na konta użytkowników w wersji podstawowej, a także z zawartością zamówień w wersji złożonej. Może być tworzona wg: daty tworzenia zamówień, sumy netto zamówień, użytkowników.

Według produktów

Statystyka umożliwia wygenerowanie zbiorczych ilości oraz wartości poszczególnych, zamawianych produktów w ciągu zadanego okresu czasu.
Należy zdefiniować termin startu i końca generowanej statystyki. W wersji podstawowej zestawienie generowane jest zbiorczo dla całego kontraktu, a w wersji rozbudowanej z podziałem na użytkowników. Statystyka może być tworzona wg: ilości zakupionych produktów, sumy ich wartości, indeksów produktów, nazwy produktów, ceny jednostkowej netto.

Według grup produktów

Statystyka umożliwia wygenerowanie zbiorczych kwot i ilości poszczególnych, zamawianych produktów w ciągu zadanego okresu czasu przy uwzględnieniu podziału na grupy towarowe. W wersji podstawowej zestawienie generowane jest dla całego kontraktu zbiorczo, a w wersji zaawansowanej z podziałem na użytkowników.


Szanowni Klienci,
w celu zapewnienia jak najlepszej jakości i funkcjonalności Internetowej Platformy Zakupowej na bieżąco wprowadzamy korekty i ulepszenia na podstawie uzyskanych od Państwa sugestii.